Rehber
Muhaberat: gelen evrak, tebligat ve süreli evrak nasıl takip edilir?
Güncelleme: 2026-10-05
Kısaca
Muhaberatın amacı, şirkete gelen her evrakın ne zaman, kimden geldiğinin, kime teslim edildiğinin ve cevap süresi varsa son gününün kanıtlanabilir biçimde kayıtlı olmasıdır. Bir tebligatın sahibine geç ulaşması, itiraz süresinin kaçmasına yol açabilir.
Neden önemli?
Ödeme emri, ihtarname, dava dilekçesi, vergi ya da SGK yazısı gibi evrakın çoğu bir süre işletir. Süre, evrakın şirkete tebliğ edildiği tarihte başlar; evrakın danışmada beklemesi süreyi durdurmaz. Muhaberat kaydı, “evrak bize ne zaman geldi, kime verdik” sorusunun tek güvenilir cevabıdır.
1. Her evraka kayıt numarası verin
Gelen ve giden evrak ayrı, yıla göre sıralı numaralanır (ör. GLN 2026/0042). Numara evrakın üzerine de yazılır. Kayıtta geliş tarihi, gönderen tür ve adı (noter, mahkeme, icra dairesi, kamu kurumu, şirket), karşı tarafın evrak ya da dosya numarası, konu ve geliş şekli (elden, posta, iadeli taahhütlü, KEP, e-tebligat) bulunur.
2. Teslim zincirini kaydedin
Evrak ilgili birime ya da kişiye teslim edilirken teslim alanın adı ve teslim zamanı yazılır. Taranmış kopyası kayda eklenir. Teslim edilmeyen evrak listesi her gün kontrol edilir.
3. Süreli evrakta son günü yazın
Evrak bir cevap, itiraz ya da ödeme süresi içeriyorsa son gün kayda girilir ve yaklaşan tarihler listesine düşer. Süreyi hesaplamak hukuk biriminin ya da avukatın işidir; muhaberatın işi, evrakın sahibine zamanında ulaşmasını ve son günün görünür olmasını sağlamaktır.
Örnekler (genel bilgi)
- İcra takibinde ödeme emrine itiraz süresi, tebliğden itibaren 7 gündür (İcra ve İflas Kanunu m. 62).
- Elektronik tebligat, muhatabın elektronik adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda tebliğ edilmiş sayılır.
Süreler değişebilir ve istisnaları vardır; kendi dosyanız için mutlaka hukuk biriminize danışın.
4. Gizli evrakı ayırın
Dava, icra, iş hukuku gibi konulardaki evrak yalnızca yetkili kişilerce görülmelidir. Gizli olarak işaretlenen evrak ve taranmış dosyaları, idari işler dışındaki kullanıcılara görünmez olmalıdır.
5. Giden evrakı da kaydedin
Noter aracılığıyla gönderilen ihtarname, iadeli taahhütlü mektup ya da KEP iletisi giden evrak olarak numaralanır; gönderim belgesi ve takip numarası kayda eklenir. Tebliğ tarihi öğrenildiğinde kayda işlenir.
Sık yapılan hatalar
- Evrakı danışmada ya da posta kutusunda bekletmek.
- Teslim alanın adını yazmamak.
- e-Tebligat ve KEP kutusunu düzenli kontrol etmemek.
- Gizli evrakı herkesin görebileceği ortak klasörde taramak.
Bu yazı genel bilgi amaçlıdır. Vergi ve muhasebe uygulamalarında kendi mali müşavirinize danışın.