Modül
Hizmet alımı faturalarını sözleşmeye ve ölçüme göre kontrol edin
Yemek, temizlik, güvenlik, personel servisi, araç kiralama, bakım: her ay gelen faturada sözleşmedeki birim fiyat, sahada ölçülen miktar ve sözleşmedeki kesinti maddeleri birlikte kontrol edilir. Fark varsa hangi satırda, neden ve ne kadar olduğu yazılır.
Neden gerekli?
Hizmet alımı faturaları çoğu zaman tutarına bakılarak onaylanır. Öğün sayısı yemekhane turnikesinden, personel-gün puantajdan, kilometre araç takip sisteminden gelir; ama bu sayılar faturayla aynı masada buluşmaz. Fiyat artışı ayın ortasında başladıysa kaç günün eski, kaç günün yeni fiyattan yazılması gerektiğini kimse hesaplamaz.
Sözleşmedeki kesinti maddeleri de kâğıtta kalır: hijyen denetiminde çıkan eksik, geç gelen servis, süresinde giderilmeyen arıza için kesinti yapılması gerekirken fatura olduğu gibi ödenir. Sonuç, kimsenin fark etmediği ama her ay tekrarlanan küçük fazlalardır.
Neler yapar?
Sözleşme, kalem ve fiyat dönemleri
Her sözleşme kalemi bir birimle tanımlanır: öğün, personel-gün, personel-ay, araç-gün, araç-ay, sefer, km, saat, adet, m² ya da sabit bedel. Fiyat artışları yeni fiyat dönemi olarak girilir; eski fiyat silinmez.
Gün gün beklenen tutar
Beklenen tutar her gün için o günün fiyatıyla hesaplanır. Ayın 15'inde başlayan zam, ayın ilk yarısını eski fiyattan bırakır. Faturanın dönemi ayın bir kısmını kapsıyorsa aylık değerler gün oranıyla küçülür.
Minimum garanti ve dahil miktar
“Ayda en az 9.000 öğün ödenir” ya da “ilk 3.000 km dahildir” gibi maddeler kalemde tanımlanır; kontrol bu kurala göre yapılır, aşan kısım ayrıca hesaplanır.
Ölçüm: elle, Excel'le ya da sahadan
Öğün sayısı, puantaj, kilometre, sefer sayısı günlük ya da dönemlik girilir. Excel'den yüklemede önce deneme yapılır, hatalı satır numarasıyla gösterilir; tek satır bile hatalıysa hiçbir şey kaydedilmez. Yanlış yükleme tek tıkla geri alınır.
Fark ikiye ayrılır: miktar ve fiyat
Faturalanan ile beklenen arasındaki fark, “ölçülenden fazla miktar” ve “sözleşmeden yüksek fiyat” olarak ayrı ayrı yazılır; iki parçanın toplamı farka eşittir. Tedarikçiyle konuşurken hangisinin konuşulacağı bellidir.
Kesinti maddeleri
Hijyen denetimi, geç servis, eksik personel, SLA aşımı gibi olaylar kaydedilir. Sözleşmedeki kesinti kuralı (sabit tutar, birim fiyatın katı ya da oran) olayın tutarını hesaplar; dönemin faturasında bu kesinti beklenir, yapılmadıysa fark olarak çıkar.
E-fatura XML'i ile otomatik satır
Entegratör portalından indirdiğiniz e-fatura (UBL-TR) dosyası yüklendiğinde başlık ve satırlar okunur; satır açıklaması sözleşme kalemine eşlenir. Elle fatura girişi de mümkündür.
Dövizli sözleşmeler
Avro ya da dolar üzerinden kiralanan araçlar, döviz fiyatlı bakım sözleşmeleri fatura tarihindeki TCMB kuruyla TL'ye çevrilir; kur her iş günü otomatik alınır.
İtiraz ve onay akışı
Farklı çıkan faturaya itiraz kaydı açılır, tedarikçinin cevabı ve düzeltme faturası aynı kayda bağlanır. Fark yoksa ya da çözüldüyse fatura tanımladığınız onay adımlarından (tutar eşiğine göre) geçer ve muhasebeye gönderilir.
Neyi görürsünüz?
Tespit edilen fark
Ay ay, tedarikçi ve kategori bazında faturada yakalanan fazla tutar.
Geri kazanılan
İtirazla düzeltme faturası ya da kesintiyle geri alınan tutar.
Bekleyen kontrol
Gelmiş ama henüz kontrol edilmemiş ya da onayda bekleyen faturalar.
Sık sorulanlar
Ölçüm verimiz yoksa fatura kontrol edilebilir mi?
Turnike ya da puantaj sisteminden veri alıyor musunuz?
Tedarikçi faturayı kâğıt gönderiyorsa?
Fark çıkınca tedarikçiye otomatik bir şey gidiyor mu?
İdari işlerinizin tamamını tek ekranda görün
Faturadan filoya, arızadan seyahate dağınık duran işleri 30 dakikada sizin örneklerinizle gösteriyoruz. 7 gün ücretsiz deneyin; kurulum gerektirmez, taahhüt istemez.