Rehber
İdari işler bütçesi nasıl hazırlanır ve takip edilir?
Güncelleme: 2026-10-05
Kısaca
İdari işler bütçesi, sözleşmelerden başlayarak kurulur: her hizmet alımının birim fiyatı, beklenen miktarı ve fiyat artış tarihi ay ay plana çevrilir. Takipte üç sütun gerekir: plan, taahhüt (siparişi verilmiş) ve gerçekleşen (tahakkuk esasına göre). Peşin ödenen giderler ait oldukları aylara dağıtılmadan bütçe doğru okunmaz.
Kalem yapısını kurun
Bütçe kalemi üç boyutla tanımlanır: muhasebedeki gider hesabı, konu (yemek, servis, temizlik, güvenlik, enerji, bakım, kira, kırtasiye, filo…) ve lokasyon. Bu yapı, hem muhasebenin gerçekleşen raporuyla konuşmayı hem de lokasyon kıyaslamasını mümkün kılar. Yatırım niteliğindeki harcamalar (tadilat, yeni ekipman) cari giderlerden ayrı işaretlenir.
Sözleşmelerden başlayın
İdari işler bütçesinin büyük kısmı sözleşmeye bağlıdır ve bu yüzden tahmin edilebilir. Her sözleşme için aylık beklenen miktar (çalışan sayısı × iş günü × öğün oranı gibi), mevcut birim fiyat ve fiyat artışı tarihi ile beklenen artış oranı alınır. Artışın hangi ayda başladığı bütçenin aylara dağılımını belirler.
Örnek (kurgusal)
Temizlik sözleşmesi: 12 personel-ay, birim 52.000 TL, Temmuz'da %25 artış öngörülüyor.
- Ocak–Haziran: 12 × 52.000 = 624.000 TL/ay → 6 ay 3.744.000 TL
- Temmuz–Aralık: 12 × 65.000 = 780.000 TL/ay → 6 ay 4.680.000 TL
- Yıllık: 8.424.000 TL (tüm yıl ocak fiyatıyla hesaplansaydı 7.488.000 TL; fark 936.000 TL)
Döviz kalemler
Araç kiralama, bazı yazılım ve bakım sözleşmeleri döviz bazlıdır. Bütçede bunlar döviz tutarı ve bir planlama kuruyla yer alır. Gerçekleşen, fatura tarihindeki kurla gelir; aradaki fark “kur etkisi” olarak ayrıca gösterilmezse bütçe sapmasının nedeni yanlış okunur.
Taahhüdü görün
Satınalma siparişi verilmiş ama faturası gelmemiş tutar, bütçeden henüz düşmemiş görünür ve aynı paranın ikinci kez harcanmasına yol açar. Siparişe dönen talep tutarı ilgili kalemde taahhüt olarak tutulmalı, fatura geldiğinde taahhütten düşüp gerçekleşene geçmelidir. Kalan bütçe = plan − gerçekleşen − taahhüt.
Gerçekleşeni tahakkuk esasına göre yazın
Fatura hangi ayın hizmetine aitse o aya yazılır: Eylül hizmetinin faturası Ekim'de gelse de Eylül'ün gerçekleşenidir. Yıllık peşin ödenen sigorta, bakım anlaşması ya da yazılım lisansı ise aylara dağıtılır; aksi hâlde ödeme ayı bütçe aşımı, diğer aylar boşluk gibi görünür. Bunun nasıl yapıldığı peşin giderler ve giderleştirme rehberindedir.
Aylık takip toplantısı için üç soru
- Hangi kalemde gerçekleşen + taahhüt, yılın bu noktasındaki planı aşıyor?
- Aşımın nedeni miktar mı (daha çok öğün, daha çok km), fiyat mı (zam, kur), yoksa plansız bir harcama mı?
- Yıl sonu tahmini nedir: kalan ayların planı ile bu ayın gerçekleşme hızından hangisi daha gerçekçi?
Bu yazı genel bilgi amaçlıdır. Vergi ve muhasebe uygulamalarında kendi mali müşavirinize danışın.