Hizmet alımı faturası nasıl kontrol edilir?

1. Faturayı kaleme ayırın

Hizmet faturası tek tutar değildir. Yemek faturasında öğle yemeği, akşam yemeği, kumanya ve misafir yemeği; temizlik faturasında sabit aylık bedel ile ek personel; servis faturasında araç-gün ve ek sefer ayrı satırlardır. Her satır, sözleşmedeki bir kaleme karşılık gelmelidir. Sözleşmede olmayan bir kalem faturada görünüyorsa kontrol oradan başlar.

2. Her kalemin birimini netleştirin

Kontrolün doğru yapılabilmesi için her kalemin neyle ölçüldüğü bellidir: öğün, personel-gün, personel-ay, araç-gün, sefer, kilometre, saat, metrekare ya da sabit bedel. Birimi “ay” olan bir temizlik kalemi ile birimi “personel-gün” olan kalem aynı şekilde kontrol edilmez: ilkinde sözleşme miktarı × fiyat beklenir, ikincisinde sahadaki puantaj.

3. Fiyatı dönemiyle birlikte kontrol edin

Fiyat artışları çoğu zaman ayın başında değil, sözleşmenin yıl dönümünde ya da enflasyon maddesinin işlediği tarihte başlar. Ayın 15'inde başlayan bir zamda doğru beklenen tutar, ilk 14 günün eski fiyattan, kalan günlerin yeni fiyattan hesaplanmasıdır. Tüm ay için yeni fiyatın yazılması, fark edilmesi en zor fazla faturalama türlerinden biridir.

4. Miktarı bağımsız bir kaynakla karşılaştırın

Tedarikçinin bildirdiği miktar ile sizin ölçtüğünüz miktar ayrı kaynaklardan gelmelidir. Yemekte turnike ya da yemekhane kart okuyucusu, temizlik ve güvenlikte giriş kontrol ya da puantaj, serviste sefer kayıtları ya da araç takip sistemi bağımsız kaynaktır. Tedarikçinin kendi tuttuğu imza föyü tek başına yeterli değildir.

5. Minimum garanti ve dahil miktarı uygulayın

“Ayda en az 9.000 öğün ödenir” maddesi varsa ölçülen 8.700 öğün olduğunda 9.000 öğün beklenir; 9.400 ölçüldüyse 9.400. “İlk 3.000 km dahildir” maddesinde ise aşım bedeli yalnızca 3.000'i aşan kilometre için ödenir. Bu kurallar aylıktır; fatura ayın yarısını kapsıyorsa gün oranıyla küçültülür.

6. Kesintileri düşün

Sözleşmenin ceza ve kesinti maddeleri, olay kaydı tutulmadığında uygulanamaz. Hijyen denetiminde çıkan eksik, geç gelen servis, nöbete gelmeyen güvenlik görevlisi, süresinde giderilmeyen arıza: her biri tarih ve açıklamayla kayda geçmelidir. Kesinti tutarı sabit bir bedel, birim fiyatın katı ya da fatura tutarının bir oranı olabilir. O ayın faturasında kesinti düşülmemişse bu da faturadaki farkın parçasıdır.

7. Farkı ikiye ayırın: miktar ve fiyat

Toplam fark tek başına konuşulmaz. Fazla miktar, “ölçümümüzde bu kadar öğün yok” cümlesiyle; yüksek fiyat, “sözleşmedeki fiyat bu değil” cümlesiyle konuşulur. Birincisinde tedarikçi kendi kaydını getirir, ikincisinde sözleşmeye bakılır. Doğru ayrım şudur: miktar farkı = (faturalanan miktar − beklenen miktar) × sözleşme fiyatı; fiyat farkı = faturalanan miktar × (faturalanan fiyat − sözleşme fiyatı). İkisinin toplamı toplam farka eşittir.

8. Kaydı tutun

İtiraz edilen her fark, tedarikçinin cevabı ve gelen düzeltme faturası aynı kayıtta kalmalıdır. Bir yıl sonra sözleşme yenilenirken “bu firmanın faturalarının yüzde kaçı farklı çıktı” sorusunun cevabı bu kayıttan gelir.

Sık yapılan hatalar

• Fatura tutarını geçen ayla karşılaştırıp “benzer” diye onaylamak: fazla faturalama her ay tekrarlanıyorsa geçen ay da yanlıştır.
• KDV dahil ve hariç tutarları karıştırmak: kontrol KDV hariç yapılır.
• Dövizli sözleşmede yanlış tarihin kurunu kullanmak: sözleşmede hangi kurun (fatura tarihi, ödeme tarihi; alış, satış) geçerli olduğu yazar.
• Kesinti olaylarını ay sonunda hatırlamaya çalışmak: olay olduğu gün kaydedilmelidir.

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır. Vergi ve muhasebe uygulamalarında kendi mali müşavirinize danışın.