Rehber
Demirbaş etiketleme: QR etiket, numaralandırma ve fotoğrafla envanter
Güncelleme: 2026-10-05
Kısaca
Envanter çıkarmanın en yavaş yolu önce listeyi yazıp sonra etiket basmak ve ikisini eşleştirmektir. Numaralı etiketleri önce basıp eşyaya yapıştırırken telefonla tanımlamak, eşleştirme adımını ortadan kaldırır; aynı anda çekilen fotoğraf da seri numarasını ve teslim anındaki durumu kayda geçirir.
1. Numara sistemini sade tutun
Demirbaş numarası bir kez verilir ve değişmez; eşya başka binaya taşınsa da numarası aynı kalır. Bu yüzden numaraya lokasyon ya da kişi bilgisi koymayın. Tek bir ön ek ve sıra numarası yeterlidir: DB-000001. Grup içindeki ayrı bir şirketin envanterini ayırmak gerekiyorsa o şirkete ikinci bir ön ek verin: IST-000001. Ön ek şirketi gösterir, eşyanın durduğu yeri değil.
2. Etiketi doğru yere yapıştırın
- Görünür ama aşınmaz bir yer: masada tablanın altı değil yan kenarı, bilgisayarda ekranın arkası ya da gövdenin yanı, sandalyede oturağın altı.
- Düz ve temiz yüzey: tozlu ya da kavisli yüzeyde etiket kalkar.
- Sayımda okunabilir yükseklik: dolabın arkasına yapıştırılan etiket sayım günü okunamaz.
- Malzeme: ofis eşyası için polyester etiket yeterlidir; dış mekân ve atölyede metal ya da laminasyonlu etiket kullanın.
3. Boş etiketle sahada tanımlayın
Klasik yöntemde önce eşyalar dolaşılıp liste yazılır, sonra bu listeden etiket basılır, sonra her etiket doğru eşyayı bulmak için ikinci kez dolaşılır. Bunun yerine numaralı ama henüz bir eşyaya bağlı olmayan etiketler topluca basılır. Sahada etiket eşyaya yapıştırılır, telefonla okutulur ve açılan kısa formda “ne bu?” sorusu cevaplanır: tanım, lokasyon, konum, varsa marka ve seri no. Kayıt o anda açılır; eşleştirme hatası olmaz.
Örnek süre hesabı (yaklaşık): 600 eşyalı bir ofis.
- Klasik yöntem: liste için eşya başına 1 dakika, etiketi bulup yapıştırmak için 1 dakika → 600 × 2 = 1.200 dakika ≈ 20 saat.
- Boş etiketle: yapıştır, okut, tanımla ve fotoğraf çek eşya başına yaklaşık 40 saniye → 600 × 40 = 24.000 saniye ≈ 6,7 saat.
- Aynı türden art arda gelen eşyalarda (30 sandalye) son tanım ve lokasyon hatırlandığı için süre daha da kısalır.
4. Fotoğraf neden gerekli?
- Seri no plakası: elle yazılan seri numarası sık yanlış yazılır; plakanın fotoğrafı garanti ve sigorta işlemlerinde aranır.
- Teslim anındaki durum: zimmetle verilen bilgisayarın ya da telefonun o günkü hali, iadede hasar tartışmasını bitirir.
- Benzer eşyaları ayırmak: “toplantı masası” iki farklı masa olabilir; fotoğraf hangisi olduğunu gösterir.
Telefonla çekilen fotoğraf birkaç megabayttır; yüklenmeden önce küçültülmesi hem mobil veriyi hem saklama alanını korur.
5. Envanteri Excel'e aktarın
Muhasebe ve denetim çoğu zaman listeyi Excel'de ister. Demirbaş no, tanım, tür, marka ve seri no, lokasyon, zimmetli kişi, alış tarihi ve bedeli, son sayım tarihi ve fotoğraf aynı tabloda olmalıdır. Envanter tamamlandıktan sonraki adım düzenli sayımdır: demirbaş sayımı ve zimmet yazısında anlatılıyor.
Sık yapılan hatalar
- Numarayı lokasyona göre vermek: eşya taşınınca numara yanlış olur.
- Etiketi basıp yapıştırmayı başka bir güne bırakmak: etiketler kaybolur ya da karışır.
- İptal edilen ya da yıpranan etiketin numarasını yeniden kullanmak.
Bu yazı genel bilgi amaçlıdır. Vergi ve muhasebe uygulamalarında kendi mali müşavirinize danışın.