Rehber
QR kod ile arıza bildirimi: arıza takip süreci nasıl kurulur?
Güncelleme: 2026-10-05
Kısaca
Kayda geçmeyen arıza ölçülemez: ne zaman bildirildiği ve ne zaman çözüldüğü bilinmezse bakım firmasının müdahale süresi de, sözleşmedeki kesinti maddesi de kâğıtta kalır. QR noktası, bildirimi çalışan için tek dokunuşa indirir; idari işlere de zaman damgalı, yeri belli bir kayıt bırakır.
Arıza neden kaybolur?
Arızalar çoğu zaman telefonla, WhatsApp'ta ya da koridorda söylenir. Söyleyen kişi işinin başına döner, duyan kişi not almayı unutur; bir hafta sonra aynı arıza üçüncü kez söylendiğinde ilk bildirimin ne zaman yapıldığını kimse bilmez. Bakım sözleşmesindeki “4 saatte müdahale” maddesi de bu yüzden ölçülemez.
1. QR noktalarını belirleyin
Her alan için bir nokta yeterlidir: kat koridoru, toplantı odası, WC, mutfak, yemekhane, otopark, asansör önü. Önemli ekipmanlara (klima dış ünitesi, jeneratör, kompresör) ayrı etiket koymak, bildirimi doğrudan o ekipmana bağlar.
- Nokta adı somut olsun: “3. kat erkek WC”, “B blok toplantı odası 2”. Teknik ekip etiketi görmeden yeri bulmalı.
- Göz hizasında, kapı yanında: arıza anında aranmadan görülmeli.
- Etikette kısa bir cümle: “Arıza mı var? Telefonunuzla okutun.” Ne yapılacağı yazmayan QR okutulmaz.
2. Bildirimde en az bilgiyi isteyin
Form ne kadar uzunsa o kadar az bildirim gelir. Yer ve lokasyon etiketten gelir; çalışandan yalnızca sorunun kısa tanımı ve gerekiyorsa aciliyet istenir. Kimin bildirdiği şirket e-postasıyla doğrulanırsa sahte ya da şakadan bildirim olmaz, çözülünce kime haber verileceği de bellidir.
3. Öncelik ve SLA'yı baştan bağlayın
Her nokta bir hizmet sözleşmesine ve öncelik kuralına bağlanır: asansör ve elektrik acil, mutfak musluğu normal. Arıza açıldığı anda sözleşmedeki müdahale ve çözüm hedefi hesaplanır; idari işler müdahale ve çözüm anını işaretler. Hedef aşıldıysa bu, ayın sonunda firmayla konuşulacak somut bir kayıttır.
Örnek hesap (kurgusal): Bir ayda temizlik ve teknik bakım firmasına 64 arıza açılmış; 58'i sözleşmedeki çözüm süresi içinde kapanmış.
- SLA uyum oranı: 58 ÷ 64 = %90,6
- Sözleşmede hedef %95 ve altındaki her puan için %1 kesinti yazıyorsa: 95 − 90,6 = 4,4 puan → yaklaşık %4 kesinti (aylık bedel 120.000 TL ise yaklaşık 4.800 TL).
- Aşılan 6 arızanın 4'ü aynı binadaysa sorun firmanın o binadaki ekip sayısındadır; bu, kesintiden daha değerli bir bulgudur.
4. Çözümü çalışana bildirin
Arıza kapandığında bildiren kişiye kısa bir “çözüldü” mesajı gitmesi, bir sonraki bildirimi garanti eder. Çalışanın çözümü 1–5 arasında puanlaması, hem firmanın hem idari işlerin hizmet kalitesini ölçmenin en ucuz yoludur.
5. Her ay üç sayıya bakın
- Açık arıza sayısı ve en eskisinin yaşı
- Ortalama çözüm süresi (firma ve öncelik bazında)
- SLA uyum oranı ve tekrar eden arızalar (aynı noktada ayda üçten fazla)
Sık yapılan hatalar
- Her şeyi “acil” işaretlemek: acil olan bir şey kalmaz.
- Kapanan arızayı kimin, ne zaman kapattığını yazmamak.
- Etiketi kaybolan noktayı yeni kodla değiştirmemek: eski etiketin fotoğrafı dolaşabilir.
Bu yazı genel bilgi amaçlıdır. Vergi ve muhasebe uygulamalarında kendi mali müşavirinize danışın.