Rehber
İdari işler nedir, idari işler sorumlusu ne yapar?
Güncelleme: 2026-10-05
Kısaca
İdari işler, bir şirketin çalışmasını sağlayan destek hizmetlerinin tamamıdır: bina ve tesis, araçlar, hizmet alımları ve faturaları, demirbaşlar, yasal kontroller, evrak, ziyaretçi ve çalışan talepleri. İdari işler sorumlusu bu hizmetlerin zamanında, sözleşmesine uygun ve bütçe içinde verilmesinden sorumludur.
İdari işler nedir?
İdari işler, bir şirketin asıl işini yapabilmesi için gereken destek hizmetlerini yöneten birimdir. Çalışanların her gün kullandığı ofis, araç, yemek, servis, temizlik ve güvenlik; şirketin uymak zorunda olduğu yasal kontroller ve süreli evrak; bu hizmetleri veren tedarikçiler ve onların faturaları idari işlerin alanına girer. Küçük şirketlerde tek bir kişi, büyük şirketlerde idari işler müdürlüğü ve ona bağlı bir ekip bu işleri yürütür.
İdari işler hangi konulara bakar?
| Alan | Örnek işler |
|---|---|
| Bina ve tesis | Bakım ve arıza, temizlik, güvenlik, enerji, kira ve sigorta |
| Yasal yükümlülükler | Asansör, basınçlı kap, elektrik ve yangın tesisatı periyodik kontrolleri, tatbikat |
| Araçlar ve ulaşım | Şirket araçları, havuz araç, personel servisi, seyahat ve konaklama |
| Hizmet alımları | Yemek, temizlik, güvenlik, servis sözleşmeleri ve faturalarının kontrolü |
| Varlıklar | Demirbaş, zimmet, anahtar ve giriş kartı, sarf malzeme |
| Ofis hizmetleri | Muhaberat ve kargo, arşiv, ziyaretçi kaydı, toplantı odası, ikram, etkinlik |
| Bütçe | İdari giderlerin bütçesi, satınalma talepleri, küçük harcama ve mutemet avansı |
İdari işler sorumlusu ne yapar?
- Hizmet alımı sözleşmelerini yürütür, aylık faturaları sözleşme fiyatı ve gerçekleşen hizmetle karşılaştırıp onaya sunar.
- Bakım, arıza ve çalışan taleplerini kayda alır, ilgili tedarikçiye ya da ekibe yönlendirir, kapanışını izler.
- Periyodik kontrol, araç muayenesi, sigorta, kira artışı gibi süreye bağlı işlerin takvimini tutar.
- Demirbaşların kimde ve nerede olduğunu, zimmet ve sayımla güncel tutar.
- Satınalma taleplerinde teklif toplar, karşılaştırır ve gerekçeli seçimi onaya sunar.
- İdari bütçeyi hazırlar; gerçekleşeni aylık izler ve sapmaları açıklar.
İdari işler müdürü ile sorumlusu arasındaki fark
Sorumlu ya da uzman günlük işi yürütür: talebi kaydeder, faturayı kontrol eder, tedarikçiyi arar. Müdür ise birimin bütçesinden, tedarikçi seçiminden ve sözleşmelerden, lokasyonlar arası standarttan ve üst yönetime yapılan raporlamadan sorumludur. Birçok şirkette idari işler, mali işlerle birlikte “idari ve mali işler müdürlüğü” altında yer alır.
İnsan kaynakları ve satınalmadan farkı
İnsan kaynakları çalışanın kendisiyle (işe alım, bordro, eğitim, performans), idari işler çalışanın kullandığı hizmetlerle (ofis, araç, yemek, servis) ilgilenir. Satınalma birimi olan şirketlerde satınalma tedarikçi seçimini ve fiyat pazarlığını yürütür; idari işler ihtiyacı tanımlar, hizmeti günlük yönetir ve faturayı kontrol eder.
İdari işlerin başarısı nasıl ölçülür?
- Faturalarda yakalanan ve geri alınan fark tutarı.
- Bütçe sapması: gerçekleşen ile bütçe arasındaki fark ve nedeni.
- Arıza ve taleplerde ortalama kapanma süresi ve hedef süreyi aşan iş oranı.
- Kaçırılan yasal tarih sayısı (hedef: sıfır).
- Çalışan memnuniyeti anketinde idari hizmetlere verilen puan.
Sık yapılan hatalar
- İşleri e-posta ve kişisel Excel dosyalarında tutmak: kişi izne çıkınca ya da ayrılınca takip de kaybolur.
- Faturayı sözleşmeyle karşılaştırmadan onaylamak.
- Süreye bağlı işleri hatırlamaya bırakmak.
- Her lokasyonun kendi yöntemiyle çalışması: lokasyonlar karşılaştırılamaz.
Bu yazı genel bilgi amaçlıdır. Vergi ve muhasebe uygulamalarında kendi mali müşavirinize danışın.