Prosedür şablonu

Mutemet avansı ve harcama kapama prosedürü

Mutemet avansı küçük ve acil harcamalar içindir. Prosedür avansın kime ve ne kadar verileceğini, tek harcama sınırını, hangi belgelerin kabul edildiğini ve avansın ne zaman kapatılacağını yazar. Belgesiz ya da sınırı aşan harcama kapama sırasında ayrıca onaya gider.

Word olarak indir Tüm prosedürler

Ücretsiz, kayıt gerekmez. Süre ve tutarlar örnektir; şirketinize göre değiştirin. Güncelleme: 2026-10-05

1. Amaç

Mutemet avansıyla yapılan küçük harcamaların belgeli, sınırlar içinde ve zamanında kapatılmasını sağlamak.

2. Kapsam

Şirket adına iş avansı alan çalışanlar (mutemetler), avansla yapılan küçük alımlar, taksi ve ulaşım harcamaları. Satınalma prosedürüne tabi alımlar avansla yapılmaz.

3. Tanımlar

Terim	Tanım
Mutemet	Şirket adına küçük harcamaları yapmak üzere avans verilen çalışan.
İş avansı	Mutemete harcama yapması için verilen ve belgelerle kapatılan tutar.
Kapama	Avansla yapılan harcamaların belgeleriyle muhasebeye sunulup kalan tutarın iade edilmesi ya da açığın ödenmesi.

4. Sorumluluklar

Rol	Sorumluluk
Mutemet	Avansı yalnızca iş amacıyla harcar, her harcamanın belgesini alır, avansı süresinde kapatır.
Mutemedin yöneticisi	Harcamaları ve sınırı aşanları onaylar.
İdari işler	Avans taleplerini değerlendirir, kapamayı kontrol eder, açık avansları izler.
Muhasebe	Avansı öder, kapamayı kaydeder, belge türüne göre vergi kaydını yapar.

5. Uygulama

5.1. Avans talebi

Avans, amacı ve tahmini tutarıyla talep edilir; bir mutemette aynı anda tek açık avans bulunur.
Örnek üst sınır: aylık 20.000 TL (şirketinize göre değiştirin).

5.2. Harcama

Örnek tek harcama sınırı 5.000 TL; üzerindeki alımlar satınalma prosedürüyle yapılır ya da önceden onay alınır.
Her harcama için şirket unvanına fatura ya da e-arşiv fatura istenir; alınamıyorsa perakende satış fişi, taksi için fiş ya da uygulama dökümü alınır.
Taksi harcamasında güzergâh ve iş amacı yazılır.

5.3. Kapama

Avans en geç ay sonunda, iş bittiyse 5 iş günü içinde kapatılır.
Kapamada her harcama tarih, tutar, belge türü, açıklama ve masraf merkeziyle listelenir; belgeler eklenir.
Belgesiz, sınırı aşan ya da kişisel nitelikli harcamalar ayrıca işaretlenir ve yönetici onayına gider.

5.4. Fark

Harcanmayan tutar kasaya ya da şirket hesabına iade edilir; açık varsa onaydan sonra mutemede ödenir.

5.5. Muhasebe

Onaylanan kapama muhasebeye gönderilir; belgeler arşive kaldırılır.

6. Kayıtlar

Avans talep ve ödeme kaydı
Harcama listesi ve belgeleri
Onay kayıtları
Kapama ve iade/ödeme kaydı

7. İlgili mevzuat

Vergi Usul Kanunu md. 253: belgeler ilgili yılı izleyen takvim yılından başlayarak 5 yıl saklanır

Bu şablon genel bilgi amaçlıdır, hukuki görüş değildir. Uygulamadan önce şirketinizin yapısına ve güncel mevzuata göre uyarlayın.

Word olarak indir

Prosedürü kâğıtta bırakmayın

Bu prosedürdeki kayıtlar, süreler ve onaylar Affalp'in Mutemet, taksi ve küçük harcamalar modülünde hazır. 7 gün ücretsiz deneyin; kurulum yok, kart istenmez.

7 gün ücretsiz deneyin

Sık sorulanlar

Mutemet avansı ne zaman kapatılmalı?

Şablonda en geç ay sonu önerilir. Ayı geçen avanslar hem muhasebe kapanışını hem harcamanın doğru döneme yazılmasını zorlaştırır.

Faturasız harcama kabul edilir mi?

Şirket politikası belirler. Mümkün olduğunca şirket unvanına fatura alınmalıdır; fiş ve belgesiz harcamaların vergisel sonucunu mali müşavirinizle netleştirin. Belgesiz harcama ancak yönetici onayıyla ve sınırlı tutarda kabul edilmelidir.