Prosedür şablonu

Satınalma ve teklif alma prosedürü

İyi bir satınalma prosedürü üç şeyi sabitler: hangi tutardan sonra kaç teklif alınacağı, kimin hangi tutara kadar onay verdiği ve en ucuz teklif seçilmediğinde gerekçenin yazılması. Bunlar yazılı olduğunda hem maliyet hem denetim sorusu kendiliğinden cevaplanır.

Word olarak indir Tüm prosedürler

Ücretsiz, kayıt gerekmez. Süre ve tutarlar örnektir; şirketinize göre değiştirin. Güncelleme: 2026-10-05

1. Amaç

Mal ve hizmet alımlarının ihtiyaca uygun, rekabetçi fiyatla, yetki sınırları içinde ve izlenebilir şekilde yapılmasını sağlamak.

2. Kapsam

Şirket adına yapılan tüm mal ve hizmet alımları; mutemet avansıyla yapılan küçük harcamalar ayrı prosedüre tabidir.

3. Tanımlar

Terim	Tanım
Satınalma talebi	İhtiyaç sahibinin malzeme ya da hizmeti, miktarı ve gerekçesiyle yazılı talebi.
Teklif eşiği	Kaç teklif alınacağını belirleyen tutar sınırı.
Onay yetkisi	Bir kişinin onaylayabileceği en yüksek satınalma tutarı.

4. Sorumluluklar

Rol	Sorumluluk
Talep eden	İhtiyacı, teknik özelliği ve miktarı açıkça yazar; teslimde kontrol eder.
Satınalma / idari işler	Teklifleri toplar, karşılaştırır, gerekçeyi yazar, siparişi verir ve teslimi izler.
Onaycılar	Kendi yetki sınırındaki talepleri bütçe ve gerekçe açısından onaylar ya da reddeder.
Muhasebe	Faturayı sipariş ve teslimle eşleştirerek ödemeyi yapar.

5. Uygulama

5.1. Talep

Talep; ürün/hizmet, miktar, istenen tarih, masraf merkezi ve gerekçeyle açılır.

5.2. Teklif

Örnek eşikler (şirketinize göre değiştirin): 10.000 TL'ye kadar tek teklif; 10.000–100.000 TL arası en az iki; 100.000 TL üzeri en az üç yazılı teklif.
Teklifler aynı teknik şartname üzerinden istenir; teklif tarihi, geçerlilik süresi, teslim süresi ve ödeme vadesi yazılır.

5.3. Karşılaştırma ve seçim

Teklifler KDV hariç toplam, teslim süresi, vade ve garanti ile yan yana konur.
En düşük teklif seçilmezse gerekçe (kalite, teslim süresi, servis, önceki performans) yazılır.

5.4. Onay

Talep tutarına göre onay akışından geçer. Örnek: 25.000 TL'ye kadar birim yöneticisi; 25.000–250.000 TL idari işler müdürü; üzeri genel müdür.
Bütçesi olmayan ya da bütçeyi aşan talepte bütçe sorumlusunun onayı da alınır.

5.5. Sipariş

Onaylanan talep için yazılı sipariş verilir; fiyat, miktar, teslim yeri ve tarihi siparişte yazar.

5.6. Teslim alma

Mal ya da hizmet, talep eden tarafından sipariş ile karşılaştırılarak teslim alınır; eksik ve hatalı teslim kayda geçer.
Fatura, sipariş ve teslim kaydıyla eşleştirilmeden ödemeye gönderilmez.

6. Kayıtlar

Satınalma talep formu
Teklifler ve teklif karşılaştırma tablosu
Seçim gerekçesi
Onay kayıtları
Sipariş
Teslim tutanağı

7. İlgili mevzuat

Türk Ticaret Kanunu md. 21/2: alınan faturaya 8 gün içinde itiraz edilmezse içeriği kabul edilmiş sayılır

Bu şablon genel bilgi amaçlıdır, hukuki görüş değildir. Uygulamadan önce şirketinizin yapısına ve güncel mevzuata göre uyarlayın.

Word olarak indir

Prosedürü kâğıtta bırakmayın

Bu prosedürdeki kayıtlar, süreler ve onaylar Affalp'in Satınalma ve teklif karşılaştırma modülünde hazır. 7 gün ücretsiz deneyin; kurulum yok, kart istenmez.

7 gün ücretsiz deneyin

Sık sorulanlar

Kaç teklif almak gerekir?

Yasal bir sayı yoktur; şirket kendi eşiklerini belirler. Şablonda tutara göre bir, iki ve üç teklif önerilir. Önemli olan eşiklerin yazılı olması ve istisnaların gerekçelendirilmesidir.

Tek kaynaklı alım nasıl yapılır?

Tek üretici, yetkili servis ya da acil durum gibi hallerde tek teklifle alım yapılabilir; gerekçe yazılır ve bir üst onay seviyesinden geçirilir.