Prosedür şablonu
Şirket aracı kullanım ve tahsis prosedürü
Araç prosedürü üç soruyu cevaplar: araç kime, hangi şartla verilir; kullanırken neye dikkat edilir; kaza, arıza ya da ceza olursa kim ne yapar? Zimmet ve teslim tutanağı, km ve yakıt kaydı ile cezanın sürücüye bağlanması prosedürün omurgasıdır.
Word olarak indirTüm prosedürler
Ücretsiz, kayıt gerekmez. Süre ve tutarlar örnektir; şirketinize göre değiştirin. Güncelleme: 2026-10-05
1. Amaç
Şirkete ait ya da kiralanan araçların tahsis, kullanım, bakım ve iade kurallarını; kaza, arıza ve trafik cezası durumunda izlenecek adımları belirlemek.
2. Kapsam
Şirket adına kayıtlı ya da operasyonel kiralama ile kullanılan tüm binek ve hafif ticari araçlar, bu araçları kullanan çalışanlar ve havuz aracı talep eden birimler.
3. Tanımlar
| Terim | Tanım |
|---|---|
| Tahsisli araç | Görevi gereği sürekli bir çalışana verilen araç. |
| Havuz aracı | Belirli bir çalışana bağlı olmayan, talep üzerine gün ya da saat bazında verilen araç. |
| Araç sorumlusu | Filo kayıtlarını tutan, tahsis, bakım ve sigorta işlerini yürüten idari işler çalışanı. |
4. Sorumluluklar
| Rol | Sorumluluk |
|---|---|
| İdari işler / araç sorumlusu | Tahsis ve havuz taleplerini sonuçlandırır; muayene, sigorta, kasko ve bakım takvimini izler; ceza ve kazaları kayda alır. |
| Kullanıcı (sürücü) | Aracı kurallara uygun kullanır; km ve yakıt bilgisini bildirir; hasar, arıza ve cezayı gecikmeden haber verir. |
| Birim yöneticisi | Tahsis ve havuz taleplerini onaylar. |
| İnsan kaynakları | İşten ayrılan çalışanın araç iadesini ayrılış sürecine bağlar. |
5. Uygulama
5.1. Tahsis
- Tahsis talebi birim yöneticisinin onayıyla idari işlere iletilir.
- Sürücünün ehliyet sınıfı ve geçerliliği kontrol edilir; ehliyet fotokopisi dosyaya eklenir.
- Araç, teslim tutanağıyla verilir: km, yakıt seviyesi, mevcut hasarlar (fotoğraflı), anahtar ve ruhsat, stepne, yangın tüpü, ilk yardım çantası.
5.2. Havuz aracı
- Talep en az bir iş günü önce, tarih, saat, güzergâh ve amaçla yapılır.
- Onaylanan talepte araç, anahtar teslim kaydıyla verilir; dönüşte km ve yakıt yazılır.
- Araç iade edilirken iç temizlik ve hasar kontrolü yapılır.
5.3. Kullanım kuralları
- Araç yalnızca yetkili sürücü tarafından ve iş amacıyla kullanılır; özel kullanım şartları şirket politikasında yazılır.
- Yakıt alımında fiş ya da taşıt tanıma kaydı esas alınır; litre ve km bilgisi ay sonunda araç sorumlusuna iletilir.
- Kış lastiği dönemi, periyodik bakım ve muayene tarihleri araç sorumlusunca takip edilir; sürücü bakım çağrısına uyar.
5.4. Kaza ve hasar
- Can güvenliği sağlanır; gerekirse 112 ve trafik polisi aranır.
- Maddi hasarlı kazada kaza tespit tutanağı doldurulur ve fotoğraflar çekilir.
- Kaza aynı gün araç sorumlusuna bildirilir; sigorta ve kasko süreci idari işlerce başlatılır.
5.5. Trafik cezası
- Ceza tebliğ edildiğinde tebliğ tarihi kayda yazılır.
- Olay tarihinde aracı kullanan çalışan, tahsis ya da havuz kaydından belirlenir ve bilgilendirilir.
- İndirimli ödemeyi kaçırmamak için ceza 15 gün içinde ödenir; çalışana yansıtılıp yansıtılmayacağı şirket politikasına göre belirlenir.
5.6. İade
- Görev değişikliği ya da işten ayrılışta araç, teslim tutanağındaki kalemlerle karşılaştırılarak geri alınır.
- Eksik ya da yeni hasar iade tutanağına yazılır.
6. Kayıtlar
- Araç teslim ve iade tutanağı
- Havuz aracı talep formu
- Km ve yakıt kaydı
- Kaza tespit tutanağı ve hasar fotoğrafları
- Trafik cezası kaydı (tebliğ tarihi, sorumlu sürücü, ödeme)
- Muayene, sigorta, kasko ve bakım takvimi
7. İlgili mevzuat
Bu şablon genel bilgi amaçlıdır, hukuki görüş değildir. Uygulamadan önce şirketinizin yapısına ve güncel mevzuata göre uyarlayın.
Prosedürü kâğıtta bırakmayın
Bu prosedürdeki kayıtlar, süreler ve onaylar Affalp'in Filo yönetimi modülünde hazır. 7 gün ücretsiz deneyin; kurulum yok, kart istenmez.
7 gün ücretsiz deneyin