Prosedür şablonu

Arıza bildirimi ve bakım talebi prosedürü

Arıza prosedürünün amacı, bildirimin tek kanaldan gelmesi, her arızanın bir önceliği ve sorumlusu olması ve kapanışın bildiren tarafından teyit edilmesidir. Bakım sözleşmesinde müdahale ve çözüm süresi tanımlıysa, süre aşımı sözleşmedeki kesintiye dayanak olur.

Word olarak indir Tüm prosedürler

Ücretsiz, kayıt gerekmez. Süre ve tutarlar örnektir; şirketinize göre değiştirin. Güncelleme: 2026-10-05

1. Amaç

Bina, tesisat ve ekipman arızalarının hızlı bildirilmesini, önceliğe göre giderilmesini ve periyodik bakımların zamanında yapılmasını sağlamak.

2. Kapsam

Ofis, fabrika ve depolardaki bina, elektrik, mekanik, iklimlendirme, asansör ve ortak alan ekipmanlarının arızaları ile bakım planındaki işler. BT arızaları BT destek prosedürüne tabidir.

3. Tanımlar

Terim	Tanım
Arıza kaydı	Bildirilen her arızanın konum, açıklama, öncelik ve sorumluyla açılan kaydı.
Müdahale süresi	Bildirimden ekibin ya da tedarikçinin arızaya müdahale etmesine kadar geçen süre.
Çözüm süresi	Bildirimden arızanın giderilmesine kadar geçen süre.

4. Sorumluluklar

Rol	Sorumluluk
Bildiren çalışan	Arızayı belirlenen kanaldan, konumu ve açıklamasıyla bildirir; kapanışta çözümü teyit eder.
İdari işler / teknik ekip	Arızayı önceliklendirir, iç ekibe ya da tedarikçiye yönlendirir, süreleri izler, kaydı kapatır.
Tedarikçi	Sözleşmedeki müdahale ve çözüm süreleri içinde arızayı giderir, yapılan işi raporlar.
İSG birimi	Can ve mal güvenliğini tehdit eden arızalarda alanın kapatılmasına karar verir.

5. Uygulama

5.1. Bildirim

Arıza tek kanaldan bildirilir (QR kod, talep formu ya da yardım masası); konum, açıklama ve mümkünse fotoğraf eklenir.
Can güvenliğini tehdit eden durumda (gaz kokusu, elektrik kaçağı, su baskını) önce alan güvenceye alınır, sonra bildirilir.

5.2. Önceliklendirme

Örnek öncelikler: Acil (can güvenliği, üretimi durduran) 1 saat içinde müdahale; Yüksek aynı gün; Normal 3 iş günü; Düşük planlı bakımda.
Öncelik, sözleşmesi olan tedarikçide sözleşmedeki sürelerle eşleştirilir.

5.3. Yönlendirme ve müdahale

Arıza iç ekibe ya da sözleşmeli tedarikçiye iletilir; iletme zamanı kayda geçer.
Müdahale ve çözüm zamanları kaydedilir; süre aşılırsa kayıt işaretlenir.

5.4. Kapanış

Çözüm, yapılan iş ve kullanılan malzemeyle kaydedilir.
Bildiren çalışan çözümü teyit eder; teyit edilmeyen kayıt yeniden açılır.

5.5. Süre aşımı ve kesinti

Sözleşmeli tedarikçide süre aşımı, sözleşmedeki kesinti maddesine göre dönem faturasında değerlendirilir.

5.6. Periyodik bakım

Ekipmanların bakım planı (klima, jeneratör, asansör, yangın sistemleri) yıllık hazırlanır; her bakım tarihiyle ve raporuyla kaydedilir.
Yasal periyodik kontroller ayrıca takvime alınır ve raporları saklanır.

6. Kayıtlar

Arıza kayıtları (bildirim, müdahale, çözüm zamanı)
Tedarikçi servis formları
Süre aşımı ve kesinti kayıtları
Yıllık bakım planı ve bakım raporları
Periyodik kontrol raporları

7. İlgili mevzuat

Bu şablon genel bilgi amaçlıdır, hukuki görüş değildir. Uygulamadan önce şirketinizin yapısına ve güncel mevzuata göre uyarlayın.

Word olarak indir

Prosedürü kâğıtta bırakmayın

Bu prosedürdeki kayıtlar, süreler ve onaylar Affalp'in Bakım ve arıza (QR) modülünde hazır. 7 gün ücretsiz deneyin; kurulum yok, kart istenmez.

7 gün ücretsiz deneyin

Sık sorulanlar

Arıza bildirimini çalışanlar nasıl yapmalı?

Tek bir kanal belirlenmeli: arıza noktalarına asılan QR kod, talep formu ya da yardım masası. E-posta ve telefonla gelen bildirimler de aynı kayda dönüştürülmelidir; aksi hâlde süre ölçülemez.

Müdahale ve çözüm süreleri nasıl belirlenir?

Arızanın etkisine göre öncelik tanımlanır ve her öncelik için süre yazılır. Sözleşmeli tedarikçide bu süreler sözleşmeye konur; süre aşımına kesinti bağlanabilir.