Prosedür şablonu
Ziyaretçi kabul ve giriş prosedürü
Ziyaretçi prosedürü güvenliği ve kişisel verilerin korunmasını birlikte gözetir: ziyaretçi önceden bildirilir, girişte kaydedilir ve kart alır, ev sahibi tarafından karşılanır ve refakat edilir, çıkışta kart geri alınır. Kayıt tutulurken KVKK aydınlatması yapılır ve kayıtlar belirlenen sürede silinir.
Word olarak indirTüm prosedürler
Ücretsiz, kayıt gerekmez. Süre ve tutarlar örnektir; şirketinize göre değiştirin. Güncelleme: 2026-10-05
1. Amaç
Şirket tesislerine gelen ziyaretçilerin kontrollü giriş-çıkışını, güvenliğini ve kişisel verilerinin mevzuata uygun işlenmesini sağlamak.
2. Kapsam
Şirket ofis, fabrika ve depolarına gelen müşteri, tedarikçi, iş başvurusu sahibi, kurye dışındaki tüm ziyaretçiler ile ev sahibi çalışanlar ve güvenlik/resepsiyon personeli.
3. Tanımlar
| Terim | Tanım |
|---|---|
| Ziyaretçi | Şirket çalışanı olmayan ve tesise geçici olarak giren kişi. |
| Ev sahibi | Ziyaretçiyi davet eden ya da karşılayan çalışan. |
| Ziyaretçi kartı | Ziyaret süresince taşınan, ziyaretçi olduğunu gösteren kart. |
4. Sorumluluklar
| Rol | Sorumluluk |
|---|---|
| Ev sahibi çalışan | Ziyareti önceden bildirir, ziyaretçiyi girişte karşılar, ziyaret boyunca refakat eder ve çıkışa kadar sorumludur. |
| Resepsiyon / güvenlik | Kimlik doğrular, kaydı oluşturur, kartı verir ve geri alır, ev sahibine haber verir. |
| İdari işler | Prosedürü, kayıt formunu ve saklama sürelerini yönetir; kartların sayısını kontrol eder. |
| İSG birimi | Üretim alanına girecek ziyaretçiler için güvenlik kurallarını ve koruyucu donanımı belirler. |
5. Uygulama
5.1. Ön bildirim
- Ev sahibi, ziyaretten önce ziyaretçinin adını, şirketini, tarih ve saatini resepsiyona bildirir.
- Bildirimsiz gelen ziyaretçi için ev sahibine ulaşılır; onay alınmadan giriş yapılmaz.
5.2. Giriş ve kayıt
- Ziyaretçinin adı soyadı, şirketi, ev sahibi, giriş saati kaydedilir; kimlik bilgisi şirket politikasının gerektirdiği ölçüde alınır.
- Kayıt sırasında ziyaretçiye KVKK aydınlatma metni gösterilir.
- Ziyaretçi kartı verilir; kart görünür şekilde taşınır.
5.3. Bilgilendirme
- Ziyaretçiye acil çıkışlar ve toplanma alanı söylenir.
- Üretim ya da depo alanına girilecekse baret, yelek gibi koruyucu donanım verilir ve alan kuralları anlatılır.
5.4. Refakat
- Ziyaretçi, ev sahibi ya da görevlendirdiği çalışan olmadan ortak alanlar dışında dolaşmaz.
- Fotoğraf ve video çekimi izne bağlıdır.
5.5. Çıkış
- Çıkışta kart geri alınır ve çıkış saati yazılır.
- Gün sonunda içeride görünen ziyaretçi için ev sahibine ulaşılır.
5.6. Kayıtların saklanması
- Ziyaretçi kayıtları saklama ve imha politikasında belirlenen süre kadar tutulur; süre dolunca periyodik imhada silinir.
6. Kayıtlar
- Ziyaretçi kayıt listesi (giriş-çıkış)
- Ziyaretçi kartı teslim kaydı
- KVKK aydınlatma metni
- Üretim alanı bilgilendirme kaydı (gerekiyorsa)
7. İlgili mevzuat
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
- Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik: periyodik imha en geç altı ayda bir
Bu şablon genel bilgi amaçlıdır, hukuki görüş değildir. Uygulamadan önce şirketinizin yapısına ve güncel mevzuata göre uyarlayın.
Prosedürü kâğıtta bırakmayın
Bu prosedürdeki kayıtlar, süreler ve onaylar Affalp'in Ziyaretçi kaydı modülünde hazır. 7 gün ücretsiz deneyin; kurulum yok, kart istenmez.
7 gün ücretsiz deneyin