Prosedür şablonu

Gelen-giden evrak (muhaberat) prosedürü

Muhaberatta asıl risk süreli evraktır: ihtarname, tebligat, resmî yazı. Prosedür her evrakın geldiği gün kayda girmesini, sorumlusuna zimmetle verilmesini ve cevap süresinin son gününün yazılmasını şart koşar. E-tebligatta süre, adrese ulaştığı günü izleyen beşinci günün sonunda başlar.

Word olarak indir Tüm prosedürler

Ücretsiz, kayıt gerekmez. Süre ve tutarlar örnektir; şirketinize göre değiştirin. Güncelleme: 2026-10-05

1. Amaç

Şirkete gelen ve şirketten giden evrakın kayıt altına alınmasını, doğru kişiye zamanında ulaşmasını ve süreli evrakın kaçırılmamasını sağlamak.

2. Kapsam

Posta, kargo, elden teslim, KEP ve e-tebligat yoluyla gelen ve giden tüm resmî ve ticari yazışmalar; personel özlük evrakı insan kaynakları prosedürüne tabidir.

3. Tanımlar

Terim	Tanım
Süreli evrak	Cevap, itiraz ya da işlem için yasal ya da sözleşmesel süre başlatan evrak: tebligat, ihtarname, resmî yazı.
E-tebligat	Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi üzerinden yapılan tebligat; anonim ve limited şirketler için zorunludur.
KEP	Kayıtlı elektronik posta; gönderim ve teslimi hukuken ispatlanabilen e-posta.

4. Sorumluluklar

Rol	Sorumluluk
Muhaberat / idari işler	Evrakı kaydeder, numaralandırır, sorumlusuna iletir; e-tebligat ve KEP kutusunu her iş günü kontrol eder; süreli evrakın son gününü izler.
Evrakın sorumlusu	Evrakı teslim alır, gereğini yapar, cevabı süresinde hazırlar.
Hukuk / yönetim	İhtarname, dava ve resmî kurum yazılarında cevabı onaylar.

5. Uygulama

5.1. Gelen evrak

Evrak geldiği gün kayda alınır: tarih, gönderen, konu, geliş yolu, sayfa sayısı; evraka kayıt numarası verilir.
Taranmış kopya kayda eklenir; asıl evrak sorumlusuna imzayla teslim edilir.

5.2. E-tebligat ve KEP

E-tebligat adresi ve KEP kutusu her iş günü kontrol edilir; birden fazla yetkili tanımlanır, izinde kontrol aksamaz.
E-tebligat, adrese ulaştığı günü izleyen beşinci günün sonunda tebliğ edilmiş sayılır; cevap süresi bu tarihten hesaplanır.

5.3. Süreli evrak

Süreli evrakta tebliğ tarihi ve cevap için son gün kayda yazılır; son günden önce hatırlatma kurulur.
Son gün yaklaştığında sorumlu ve yöneticisi uyarılır; cevap verildiğinde kayıt kapatılır.

5.4. Giden evrak

Giden evrak numara alır, bir kopyası saklanır; gönderim yolu (posta, kargo, KEP, noter) ve takip numarası kaydedilir.
Teslim bilgisi (iadeli taahhüt kartı, KEP teslim raporu) kayda eklenir.

5.5. Arşiv

İşlemi biten evrak dosya planına göre arşive kaldırılır; saklama süresi dolmadan imha edilmez.
Ticari defter ve belgeler Türk Ticaret Kanunu'na göre 10 yıl saklanır.

6. Kayıtlar

Gelen evrak kayıt defteri
Giden evrak kayıt defteri
Zimmet/teslim kaydı
Süreli evrak takip listesi
Gönderi ve teslim belgeleri

7. İlgili mevzuat

Bu şablon genel bilgi amaçlıdır, hukuki görüş değildir. Uygulamadan önce şirketinizin yapısına ve güncel mevzuata göre uyarlayın.

Word olarak indir

Prosedürü kâğıtta bırakmayın

Bu prosedürdeki kayıtlar, süreler ve onaylar Affalp'in Muhaberat (gelen-giden evrak) modülünde hazır. 7 gün ücretsiz deneyin; kurulum yok, kart istenmez.

7 gün ücretsiz deneyin

Sık sorulanlar

E-tebligatta süre ne zaman başlar?

Elektronik Tebligat Yönetmeliği'ne göre tebligat, muhatabın elektronik adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır. Mesajı daha önce açmak süreyi öne çekebilir; uygulamada açıldığı an esas alınan kararlar da vardır, bu yüzden kutu her gün kontrol edilmelidir.

Gelen evrak defteri zorunlu mu?

Özel şirketler için belirli bir defter biçimi zorunlu değildir; ama süreli evrakın kanıtı için kayıt tutulması gerekir. Kaydın elektronik olması yeterlidir.