Prosedür şablonu
Hizmet alımı faturası kontrol ve onay prosedürü
Hizmet alımı faturası tutarına bakılarak değil, sözleşmeye ve sahadaki ölçüme göre onaylanır. Prosedür; faturanın kaydı, satır satır kontrolü, farkın itiraza dönüşmesi ve onay adımlarını sıraya koyar. Ticari faturaya itiraz süresi 8 gündür; kontrol bu süre içinde bitirilmelidir.
Word olarak indirTüm prosedürler
Ücretsiz, kayıt gerekmez. Süre ve tutarlar örnektir; şirketinize göre değiştirin. Güncelleme: 2026-10-05
1. Amaç
Hizmet alımı faturalarının sözleşme şartlarına ve gerçekleşen hizmete uygunluğunu ödeme öncesinde kontrol etmek, farkları zamanında itiraza dönüştürmek.
2. Kapsam
Sözleşmeye bağlı tüm hizmet alımı faturaları: yemek, temizlik, özel güvenlik, personel servisi, araç kiralama, bakım ve benzeri.
3. Tanımlar
| Terim | Tanım |
|---|---|
| Beklenen tutar | Sözleşmedeki birim fiyat ile ölçülen miktarın çarpımı; varsa kesintiler düşülmüş hâli. |
| Ölçüm | Öğün, personel-gün, sefer, km gibi faturalanan miktarın sahadaki kaydı. |
| Kesinti | Sözleşmede tanımlı aksaklık (eksik personel, geç servis, denetim uygunsuzluğu) için faturadan düşülecek tutar. |
4. Sorumluluklar
| Rol | Sorumluluk |
|---|---|
| İdari işler | Faturayı kaydeder, sözleşme ve ölçümle karşılaştırır, farkı ve kesintiyi hesaplar, itirazı yazar. |
| Hizmetin sahadaki sorumlusu | Ölçüm verisini (puantaj, öğün sayısı, sefer) ve aksaklık kayıtlarını dönem sonunda iletir. |
| Onaycılar | Kontrolden geçen faturayı tutar eşiğine göre onaylar. |
| Muhasebe | Onaylı faturayı kaydeder; tevkifat ve ödeme vadesini uygular. |
5. Uygulama
5.1. Kayıt
- Fatura geldiği gün geliş tarihiyle kayda alınır; e-fatura ise satırları sözleşme kalemleriyle eşleştirilir.
- İtiraz için son gün (geliş + 8 gün) kayda yazılır.
5.2. Ölçüm verisi
- Dönemin ölçüm verisi sahadan alınır: yemekhane öğün sayısı, puantaj, sefer listesi, km kaydı.
- Ölçüm yoksa sabit bedelli kalemler sözleşme miktarıyla, miktara bağlı kalemler eksik ölçüm notuyla kontrol edilir.
5.3. Kontrol
- Her satır için beklenen tutar hesaplanır: dönemdeki fiyat × ölçülen miktar; ay ortasında fiyat değiştiyse gün oranıyla.
- Fark, miktar farkı ve fiyat farkı olarak ayrılır.
- Dönemdeki kesinti olayları sözleşmedeki kurala göre hesaplanır ve faturada düşülüp düşülmediğine bakılır.
- Aynı dönem ve kalemin başka faturada da faturalanıp faturalanmadığı kontrol edilir.
- KDV ve varsa tevkifat oranı kontrol edilir (temizlik ve güvenlikte 9/10, yemek ve servis taşımacılığında 5/10).
5.4. İtiraz
- Fark varsa itiraz, satır ve tutar gerekçesiyle tedarikçiye 8 günlük süre içinde yazılı (e-posta, KEP ya da noter) iletilir.
- Tedarikçinin cevabı ve düzeltme faturası ya da iade faturası aynı kayda bağlanır.
5.5. Onay ve gönderim
- Farkı olmayan ya da farkı çözülen fatura tutar eşiğine göre onaya gönderilir.
- Onaylanan fatura muhasebeye gönderilir ve tekrar gönderilmemek üzere işaretlenir.
6. Kayıtlar
- Fatura ve ekleri
- Dönem ölçüm verisi
- Kontrol sonucu (beklenen, faturalanan, fark)
- Kesinti olayı kayıtları
- İtiraz yazısı ve tedarikçi cevabı
- Onay kayıtları
7. İlgili mevzuat
- Türk Ticaret Kanunu md. 21/2: faturaya 8 gün içinde itiraz edilmezse içeriği kabul edilmiş sayılır
- Katma Değer Vergisi Kanunu md. 9 ve KDV Genel Uygulama Tebliği: kısmi tevkifat
Bu şablon genel bilgi amaçlıdır, hukuki görüş değildir. Uygulamadan önce şirketinizin yapısına ve güncel mevzuata göre uyarlayın.
Prosedürü kâğıtta bırakmayın
Bu prosedürdeki kayıtlar, süreler ve onaylar Affalp'in Sözleşme ve fatura kontrolü modülünde hazır. 7 gün ücretsiz deneyin; kurulum yok, kart istenmez.
7 gün ücretsiz deneyin